Zaświadczenie o niekaralności w Niemczech – jak uzyskać?

Szukasz pracy w Niemczech i słyszysz o konieczności przedstawienia „Führungszeugnis”, ale nie wiesz, jak je zdobyć? Zastanawiasz się, czym różni się niemieckie zaświadczenie o niekaralności od polskiego z Krajowego Rejestru Karnego? Ten poradnik krok po kroku pomoże Ci bez stresu przejść całą procedurę po niemieckiej stronie.

Czym jest zaświadczenie o niekaralności w Niemczech?

W Niemczech zaświadczenie o niekaralności nazywa się Führungszeugnis. To wyciąg z Federalnego Centralnego Rejestru Karnego (Bundeszentralregister), prowadzonego przez Bundesamt für Justiz. Rejestr zawiera dane o prawomocnych wyrokach karnych, środkach karnych i niektórych decyzjach administracyjnych, które mają związek z prawem karnym.

Na samym zaświadczeniu nie widać jednak wszystkiego, co znajduje się w rejestrze. Ustawa Bundeszentralregistergesetz (BZRG) wprowadza wyjątki. Niektóre mniejsze kary nie pokazują się w standardowym zaświadczeniu, mimo że są zapisane w systemie. Chodzi między innymi o grzywny do 90 stawek dziennych oraz kary pozbawienia wolności krótsze niż 3 miesiące, jeżeli dana osoba nie była wcześniej skazana.

Dla wielu Polaków zaskoczeniem jest to, że ta sama kara może wyglądać inaczej „na papierze” w Niemczech i w Polsce. W Krajowym Rejestrze Karnym pojawiają się także te skazania, które w uproszczonym niemieckim zaświadczeniu już się nie pokazują. To efekt innego uregulowania progów i wyjątków w obu systemach prawnych.

Za tę samą drobną grzywnę w Niemczech możesz być traktowany jako „niekarany” w Führungszeugnis, a jednocześnie „karany” w polskim zaświadczeniu z KRK.

Jakie są rodzaje Führungszeugnis?

Niemieckie prawo rozróżnia kilka typów dokumentu, choć w potocznej mowie wszyscy mówią po prostu „Führungszeugnis”. Rodzaj zaświadczenia ma duże znaczenie, bo decyduje o tym, ile informacji o Twojej historii karnej zobaczy pracodawca lub urząd.

Einfaches Führungszeugnis

Einfaches Führungszeugnis, nazywane też privates Führungszeugnis, to najczęściej spotykana forma. Występujesz o nie samodzielnie, aby pokazać dokument pracodawcy, wynajmującemu mieszkanie czy agencji pracy. W uproszczonym zaświadczeniu nie widać wielu drobnych skazań, jeśli nie przekroczyły progów 90 stawek dziennych lub 3 miesięcy pozbawienia wolności i jeżeli nie było wcześniejszych wyroków.

Przykład pomaga to dobrze zrozumieć. Jeśli ktoś w Niemczech dostał karę grzywny 30 stawek dziennych po 10 euro za drobną kradzież i wcześniej nie był karany, tej informacji nie będzie w uproszczonym niemieckim zaświadczeniu. W praktyce taka osoba widnieje w nim jako niekarana, choć wyrok istnieje w rejestrze. Po stronie polskiej ta sama kara pojawi się już w KRK, więc na polskim dokumencie status wygląda inaczej.

Erweitertes Führungszeugnis

Erweitertes Führungszeugnis to rozszerzone zaświadczenie, wymagane szczególnie przy pracy z dziećmi, młodzieżą oraz osobami bezbronnymi. Chodzi tu na przykład o pracę w przedszkolu, szkole, Jugendamt, placówkach opiekuńczych, a także o opiekę nad osobami starszymi w instytucjach. W tym dokumencie pokazują się wszystkie istotne skazania, w szczególności za przestępstwa seksualne, przemoc czy przestępstwa wobec nieletnich.

Rozszerzone zaświadczenie urząd wydaje wyłącznie wtedy, gdy podmiot zatrudniający ma do tego podstawę prawną. Pracodawca lub instytucja wystawia pisemne potwierdzenie, że potrzebuje takiego dokumentu w związku z planowanym rodzajem pracy. Z tym pismem idziesz do urzędu i dopiero wtedy możesz złożyć wniosek o erweiterte Führungszeugnis.

Behördliches i europejskie Führungszeugnis

Behördliches Führungszeugnis to zaświadczenie przeznaczone dla urzędów. Składasz wniosek, ale dokument trafia bezpośrednio do wskazanego organu administracji. Taki typ zaświadczenia bywa wymagany przy staraniu się o koncesję, pozwolenie na broń lub prowadzenie określonej działalności gospodarczej. Zawiera także decyzje urzędów, które mają znaczenie z punktu widzenia prawa karnego.

Odrębną kategorią jest Europäisches Führungszeugnis. Możesz je uzyskać, jeśli jesteś obywatelem innego państwa UE i masz meldunek w Niemczech. Wtedy Bundesamt für Justiz pyta przez system ECRIS rejestry karne innych państw członkowskich. Jeśli w ciągu około 20 dni nie nadejdzie żadna odpowiedź, przyjmuje się, że dana osoba nie figuruje w zagranicznym rejestrze.

Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności w Niemczech?

Podstawowa zasada jest prosta: o Führungszeugnis możesz wystąpić tylko Ty osobiście. Ani pracodawca, ani agencja nie złożą wniosku w Twoim imieniu. Obowiązuje to zarówno przy zwykłym, jak i europejskim zaświadczeniu. Dokument mogą otrzymać osoby, które ukończyły 14 lat i mają ustalony adres pobytu.

Wniosek w urzędzie meldunkowym (Bürgeramt)

Najczęściej zaświadczenie załatwia się w lokalnym Bürgeramt, czyli urzędzie meldunkowym. Potrzebny jest ważny dowód osobisty lub paszport oraz aktualny meldunek w Niemczech. Urzędnik weryfikuje Twoją tożsamość i przyjmuje formularz, w którym zaznaczasz typ dokumentu, na przykład „für private Zwecke” lub „für Behörde”.

Za wystawienie zaświadczenia płacisz zazwyczaj 13 euro. Opłatę wnosi się gotówką albo kartą, w zależności od praktyki danego urzędu. Dokument nie jest wydawany od ręki. Federalny Urząd Sprawiedliwości wysyła go pocztą na adres domowy albo bezpośrednio do wskazanej instytucji. Standardowy czas oczekiwania to od jednego do dwóch tygodni, choć przy większym obciążeniu urzędów zdarzają się dłuższe terminy.

Wniosek online na stronie Bundesamt für Justiz

Dla osób z nowym niemieckim dowodem osobistym z funkcją elektroniczną dostępna jest droga internetowa. Trzeba mieć e-dowód lub elektroniczne zezwolenie na pobyt oraz czytnik lub aplikację mobilną obsługującą identyfikację online. Po zalogowaniu na portalu Bundesamt für Justiz wybierasz rodzaj zaświadczenia i wypełniasz elektroniczny formularz.

Płatność odbywa się wtedy bezgotówkowo, a opłata jest taka sama jak w urzędzie stacjonarnym. Zaletą trybu online jest to, że nie tracisz czasu na wizytę w Bürgeramt. Dalszy przebieg pozostaje jednak identyczny. Dokument powstaje w Bonn i jest wysyłany wyłącznie pocztą, nie ma wersji mailowej ani do samodzielnego wydruku.

Wniosek z zagranicy i rola ambasady

Osoby mieszkające poza Niemcami również mogą potrzebować niemieckiego zaświadczenia o niekaralności. Wniosek składa się wtedy listownie bezpośrednio do Bundesamt für Justiz. Dane formularze są dostępne na stronie urzędu. Trzeba je czytelnie wypełnić i podpisać, a podpis musi zostać poświadczony. Służą do tego niemieckie konsulaty, notariusze lub gminy w Niemczech, jeśli akurat tam przebywasz.

Poświadczenie podpisu jest płatne według stawek konsularnych albo notarialnych i wymaga osobistego stawiennictwa. Do wniosku dołącza się dowód wpłaty opłaty za zaświadczenie, najczęściej około 13 euro, uiszczonej przelewem. Gotowy dokument przychodzi na adres wskazany we wniosku i często potrzebuje potem tłumaczenia przysięgłego, gdy ma zostać przedstawiony w kraju, w którym język niemiecki nie jest urzędowy.

Zaświadczenie o niekaralności a praca w Niemczech

Niemieccy pracodawcy coraz częściej chcą sprawdzić, czy kandydat nie był karany. Dotyczy to nie tylko zawodów zaufania publicznego. W wielu ogłoszeniach o pracę w logistyce, ochronie czy administracji pojawia się wymóg przedstawienia aktualnego Führungszeugnis. Dla firmy to prosty sposób, by ograniczyć ryzyko i spełnić wymagania ubezpieczycieli.

Są branże, w których zaświadczenie o niekaralności w Niemczech jest w praktyce standardem. Taki dokument często przewidują wewnętrzne procedury korporacji, ale też przepisy prawa. Wymóg pojawia się zwłaszcza tam, gdzie pracownik ma bezpośredni dostęp do osób wrażliwych albo do dużych wartości majątkowych.

Opiekunka osób starszych (Altenpflegerin, Haushaltshilfe)

W opiece nad seniorami zaświadczenie jest szczególnie ważne. Osoba pracująca jako Altenpflegerin w domu opieki lub instytucji socjalnej prawie zawsze musi przedstawić aktualne Führungszeugnis, a coraz częściej także Europäisches Führungszeugnis, jeśli nie jest obywatelem Niemiec. W pracy jako Haushaltshilfe w prywatnym domu bywa różnie, ale wielu zleceniodawców również prosi o dokument.

Powód jest prosty. Opiekunka przebywa w cudzym domu, często bez bezpośredniego nadzoru rodziny, ma dostęp do pieniędzy, leków i rzeczy osobistych podopiecznego. Firmy ubezpieczeniowe, które obejmują polisy szkód majątkowych wyrządzonych przez pracowników opieki, pytają w razie zgłoszenia roszczeń, czy zatrudniona osoba była wcześniej karana na przykład za kradzież. Jeśli pracodawca nie sprawdził tej kwestii, ubezpieczyciel potrafi odmówić wypłaty.

Inne branże wymagające zaświadczenia

Führungszeugnis pojawia się również w wielu innych zawodach, gdzie przepisy lub praktyka rynkowa narzucają sprawdzenie kandydata. Najczęściej dotyczy to działalności, w której dochodzi do intensywnego kontaktu z klientami albo odpowiedzialności za cudze mienie. W takich dziedzinach zaświadczenie pomaga ocenić wiarygodność pracownika:

• edukacja – szkoły, przedszkola, placówki wychowawcze,
• opieka zdrowotna i domowa, w tym pielęgniarki i personel pomocniczy,
• logistyka i transport, szczególnie kierowcy zawodowi i magazyny wysokiego składowania,
• ochrona mienia i usługi porządkowe w obiektach o podwyższonym ryzyku.

Zaświadczenia żądają też niekiedy właściciele mieszkań, zanim podpiszą umowę najmu. Dla nich czyste Führungszeugnis bywa tak samo ważne jak pozytywna historia płatnicza. Organy administracji publicznej proszą z kolei o dokument przy rejestracji niektórych rodzajów działalności gospodarczej albo w procedurach pobytowych cudzoziemców.

Pracodawca może uzależnić zatrudnienie od przedstawienia aktualnego Führungszeugnis, a odmowa złożenia wniosku w praktyce kończy rekrutację.

Jak niemieckie i polskie rejestry karne traktują Twoją karalność?

Osoby, które miały konflikt z prawem w Niemczech, często odkrywają różnice dopiero wtedy, gdy zamawiają dokumenty po obu stronach granicy. Bywa, że niemieckie zaświadczenie jest „czyste”, a w polskim z Krajowego Rejestru Karnego widnieje wpis o tej samej sprawie. To nie jest błąd systemu. To efekt odmiennych zasad w BZRG i polskiej ustawie o KRK.

W Niemczech do uproszczonego Führungszeugnis nie trafiają mniejsze kary, jeśli nie przekroczono progów 90 stawek dziennych czy 3 miesięcy pozbawienia wolności i nie było wcześniejszych wyroków. W Polsce takich wyjątków nie ma. Wyrok z Niemiec jest przekazywany przez system ECRIS do polskiego KRK i tam pojawia się nawet wtedy, gdy w niemieckim zaświadczeniu nie ma o nim śladu.

Progi, zatarcie skazania i konsekwencje

Dodatkową różnicą jest czas przechowywania wpisów. W rejestrze niemieckim obowiązują okresy, po których skazanie ulega zatarciu i nie jest już widoczne w zaświadczeniu. W zależności od rodzaju czynu i wymierzonej kary może to być 3, 5 lub 10 lat. Warunkiem jest brak nowych wyroków w tym czasie. Jeśli pojawi się kolejne skazanie, stare wpisy „czekają”, aż najnowsze przedawni się jako ostatnie.

W praktyce oznacza to, że dana osoba w pewnym momencie na nowo otrzymuje czyste Führungszeugnis. Po stronie polskiej sytuacja bywa inna. Tamtejsze przepisy o zatarciu skazania posługują się własnymi terminami, a polskie sądy i organy w różny sposób oceniają znaczenie zagranicznych wyroków. Dla kogoś, kto żyje między dwoma krajami, ważne jest zrozumienie, że czyste zaświadczenie z Niemiec nie zawsze pokrywa się z polskim statusem „niekarany”.

Jeśli planujesz zawód wymagający nieposzlakowanej opinii także w Polsce, na przykład pracę w służbach państwowych, lepiej wcześniej sprawdzić obie kartoteki. W wielu prywatnych rekrutacjach na terenie Niemiec wystarczy jednak wyłącznie niemieckie Führungszeugnis. Dla części pracodawców jako wystarczający dokument uznaje się z kolei polskie zaświadczenie, które obejmuje też skazania z terytorium Niemiec powyżej progu 30 stawek dziennych.

Przed złożeniem wniosku warto mieć przy sobie dane urzędu lub firmy, która wymaga dokumentu, ponieważ na formularzu trzeba dokładnie wskazać, jaki typ Führungszeugnis jest potrzebny i gdzie ma zostać wysłany.