Świadectwo kierowcy – kto je wydaje i jak je przedłużyć?

Świadectwo kierowcy dla kierowcy spoza UE wydaje w Polsce Główny Inspektorat Transportu Drogowego, na wniosek przedsiębiorcy posiadającego licencję wspólnotową. Dokument jest ważny maksymalnie 5 lat, po czym przewoźnik składa kolejny wniosek z aktualnymi załącznikami – nie ma automatycznego przedłużenia i brak ważnego świadectwa oznacza ryzyko wysokich kar. Sprawdź, jak krok po kroku wyrobić i przedłużyć świadectwo kierowcy, żeby nie zatrzymać pracy floty.

Co to jest świadectwo kierowcy i kogo dotyczy?

Świadectwo kierowcy (tzw. „różowy dokument”) to imienny dokument przypisany do konkretnego kierowcy spoza UE i EFTA, zatrudnionego przez polskiego przewoźnika. Potwierdza, że jego zatrudnienie w międzynarodowym transporcie drogowym rzeczy jest legalne i spełnia wymagania z Rozporządzenia (WE) nr 1072/2009 oraz ustawy o transporcie drogowym.

Dokument jest wymagany, gdy kierowca:

• nie jest obywatelem państwa UE ani rezydentem długoterminowym UE,
• pracuje (lub świadczy usługi B2B) dla przedsiębiorcy zarejestrowanego w Polsce,
• wykonuje międzynarodowy transport drogowy rzeczy, także busami 2,5–3,5 t DMC.

Świadectwo formalnie należy do przewoźnika. Oryginał kierowca ma przy sobie w pojeździe, a wypis przechowuje firma w dokumentacji. Zmiana pracodawcy automatycznie „ wygasza ” dotychczasowe świadectwo – przewoźnik zwraca je do GITD, a nowy pracodawca występuje o nowe.

Brak ważnego świadectwa kierowcy u cudzoziemca w transporcie międzynarodowym to dla przedsiębiorcy ryzyko kary administracyjnej do 5000 zł w Polsce, a za granicą często znacznie wyższej.

Kto wydaje świadectwo kierowcy w Polsce?

W Polsce świadectwo kierowcy (oraz jego przedłużenia, zmiany i wtórniki) wydaje wyłącznie:

GŁÓWNY INSPEKTORAT TRANSPORTU DROGOWEGO
Biuro do spraw Transportu Międzynarodowego
al. Jerozolimskie 94, 00-807 Warszawa

Wniosek zawsze składa przedsiębiorca posiadający licencję wspólnotową, nigdy sam kierowca. Dotyczy to zarówno:

• kierowców etatowych,
• cudzoziemców na umowach cywilnoprawnych,
• kierowców na działalności (B2B) jeżdżących na licencji przewoźnika,
• wspólników spółek, którzy sami prowadzą pojazdy.

GITD ma co do zasady miesiąc na rozpatrzenie kompletnego wniosku. W bardziej skomplikowanych sprawach termin może zostać wydłużony. Status sprawy można sprawdzać online w serwisie GITD, podając NIP i dane licencji wspólnotowej.

Jakie świadectwa kierowcy funkcjonują?

W zależności od masy pojazdu stosuje się osobne formularze i kategorie. W praktyce przewoźnicy nadal posługują się oznaczeniami SK1/SKM1, choć od 2025 r. obowiązują już ujednolicone wzory druków wprowadzone komunikatem Biura do spraw Transportu Międzynarodowego nr 35/2025 (BTM 35/2025). W decyzjach, korespondencji i instrukcjach branżowych wciąż spotkasz jednak tradycyjne nazwy widoczne w tabeli poniżej:

Po zmianach w 2025 r. formularze wniosków (SK i SKM) oraz druki zaświadczeń dla kierowców zostały formalnie połączone w jednolite wzory dokumentów. Oznacza to w praktyce mniej różnych druków do stosowania i prostsze kompletowanie dokumentacji – kluczowe jest jednak zawsze korzystanie z aktualnej wersji formularza udostępnionej na stronie GITD.

Jak uzyskać świadectwo kierowcy po raz pierwszy?

Procedura startuje przed pierwszym wyjazdem kierowcy w trasę międzynarodową. Bez wydanego świadectwa nie powinien on przekraczać granicy jako kierowca zawodowy.

Warunki po stronie przedsiębiorcy

Przewoźnik, który składa wniosek, musi:

• posiadać ważne zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika,
• mieć licencję wspólnotową na międzynarodowy zarobkowy przewóz rzeczy (LR1),
• mieć zgłoszonego kierowcę do ZUS lub posiadać jego ubezpieczenie w Polsce przy modelu B2B.

Dokumenty kierowcy do wniosku

Do formularza SK1 (lub formularza „busowego”, obecnie włączonych do jednolitych wzorów na mocy komunikatu BTM 35/2025) przewoźnik dołącza zestaw dokumentów kierowcy. W typowej sytuacji, gdy kierowca ma prowadzić pojazd powyżej 3,5 t, potrzebne będą:

• kopia licencji wspólnotowej,
• zaświadczenie o zatrudnieniu kierowcy (druk ZZ/ZZSK – po 2025 r. ujęty w zintegrowanym wzorze zaświadczenia) z informacją o podstawie zatrudnienia i legalnym pobycie,
• kopia paszportu (strona z danymi),
• kopia prawa jazdy (awers i rewers),
• dowód ubezpieczenia społecznego: ZUS ZUA z potwierdzeniem wysyłki albo ZUS RCA/RSA z ostatniego miesiąca,
• dokumenty kwalifikacyjne:
  • kopia karty kwalifikacji kierowcy z kodem 95 i prawa jazdy, albo
  • kopia prawa jazdy z ważnym wpisem kod 95,
• dowód uiszczenia opłaty za świadectwo kierowcy.

Dla pojazdów o DMC do 3,5 t zamiast kodu 95 wymagane są zwykle:

• aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań zdrowotnych,
• aktualne orzeczenie psychologiczne dla kierowcy.

Po wejściu w życie nowych wzorów formularzy w 2025 r. załączniki pozostają co do zasady takie same, jednak część informacji (np. dane pracodawcy i kierowcy, podstawa legalnego pobytu i zatrudnienia) jest bardziej szczegółowo ujęta w jednym, zintegrowanym druku. W praktyce ogranicza to liczbę odrębnych zaświadczeń dołączanych do wniosku, ale wymaga bardzo starannego i czytelnego wypełnienia aktualnego formularza.

Opłaty za wydanie świadectwa kierowcy

Wysokość opłaty zależy od okresu ważności wskazanego we wniosku:

Opłatę wpłaca się na konto GITD. W tytule przelewu przewoźnik wpisuje NIP oraz informację, kogo dotyczy wpłata (np. „wydanie SK dla Imię Nazwisko”). Jeśli działa pełnomocnik, odrębnie opłaca się 17 zł opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.

Jak przedłużyć świadectwo kierowcy?

Świadectwo kierowcy nie przedłuża się automatycznie. Po wygaśnięciu traci ważność i kierowca nie może wykonywać międzynarodowych przewozów rzeczy dla danego przewoźnika. Przedsiębiorca musi z odpowiednim wyprzedzeniem złożyć nowy wniosek do GITD.

Kiedy składać wniosek o przedłużenie?

Przepisy nie wprowadzają „sztywnego okna” jak w przypadku karty kierowcy, ale w praktyce warto złożyć dokumenty co najmniej 30 dni przed upływem ważności. Pozwala to uniknąć przerwy w pracy kierowcy w razie konieczności uzupełnienia braków lub przedłużonej procedury.

Jakie dokumenty są potrzebne do przedłużenia?

Do wniosku o przedłużenie (w praktyce wydawane jest nowe świadectwo na kolejny okres) przewoźnik dołącza aktualny zestaw załączników:

• wypełniony formularz wniosku o wydanie/przedłużenie świadectwa kierowcy – po 2025 r. zgodny z aktualnym, ujednoliconym wzorem GITD,
• kopię aktualnej licencji wspólnotowej,
• kopię paszportu i prawa jazdy kierowcy,
• aktualne dokumenty ubezpieczeniowe z ZUS,
• ważne orzeczenia lekarskie i psychologiczne (szczególnie przy busach 2,5–3,5 t),
• dokument potwierdzający obowiązywanie kodu 95, jeśli dotyczy,
• dowód opłaty za nowy okres ważności świadectwa.

Jeśli zmieniły się dane kierowcy lub przedsiębiorcy (nazwisko, nazwa firmy, adres, nr licencji), trzeba je zaznaczyć we wniosku. GITD może wezwać do uzupełnienia braków – w takim przypadku przewoźnik ma minimum 7 dni na dosłanie dokumentów.

Dla zachowania ciągłości uprawnień kierowca powinien zawsze jeździć z oryginałem aktualnego świadectwa, a przewoźnik przechowuje w firmie wypis oraz kopię w aktach osobowych.

Co z utratą, zmianą danych i zwrotem świadectwa?

Świadectwo kierowcy jest powiązane zarówno z konkretnym kierowcą, jak i z konkretnym przewoźnikiem. Każda istotna zmiana wymaga reakcji po stronie firmy.

Jak zgłosić zmianę danych?

Jeżeli zmianie ulegają dane wpisane w świadectwo (np. nazwisko kierowcy, adres przedsiębiorcy, nazwa firmy), przewoźnik powinien zgłosić tę zmianę do GITD w terminie 28 dni od dnia jej powstania. W praktyce służy do tego odpowiedni formularz aktualizacyjny (np. SK3) wraz z załącznikami potwierdzającymi zmianę i opłatą administracyjną.

Jak uzyskać wtórnik (duplikat) świadcetwa?

W przypadku zgubienia, kradzieży lub zniszczenia świadectwa kierowcy przedsiębiorca składa wniosek o wtórnik (SK4). Dołącza m.in.:

• oświadczenie o utracie lub zniszczeniu dokumentu,
• dowód opłaty za wydanie wtórnika,
• dokumenty identyfikujące kierowcę i przedsiębiorcę.

Do czasu wydania wtórnika kierowca narażony jest podczas kontroli na mandat 150 zł za brak możliwości okazania świadectwa, a firma – na 500 zł za niewyposażenie kierowcy w dokument. W transporcie międzynarodowym warto więc działać szybko.

Kiedy trzeba zwrócić świadectwo kierowcy?

Przewoźnik ma obowiązek zwrócić do GITD oba blankiety (A – świadectwo, B – wypis) m.in. w sytuacjach:

• upływu okresu, na który wydano świadectwo,
• ustania stosunku pracy lub zakończenia współpracy z kierowcą,
• wyrejestrowania kierowcy z ZUS,
• likwidacji firmy lub ogłoszenia upadłości z likwidacją majątku,
• utraty ważności badań lekarskich i psychologicznych bez ich odnowienia,
• wygaśnięcia lub cofnięcia zezwolenia na pracę lub innego tytułu pobytowego kierowcy.

Jakie są kary za brak ważnego świadectwa kierowcy?

Wykonywanie międzynarodowego transportu drogowego rzeczy przez kierowcę spoza UE bez ważnego świadectwa kierowcy traktowane jest w ustawie o transporcie drogowym jako bardzo poważne naruszenie. Konsekwencje obejmują jednocześnie kierowcę, osobę zarządzającą transportem i przedsiębiorcę.

Najczęstsze sankcje finansowe

Na gruncie polskich przepisów przewidziano m.in.:

• 150 zł – mandat dla kierowcy za nieokazanie świadectwa na żądanie służb kontrolnych,
• 500 zł – mandat dla osoby zarządzającej transportem za niewyposażenie kierowcy w dokument,
• 5000 zł – kara administracyjna za wykonywanie przez cudzoziemca międzynarodowego przewozu rzeczy bez ważnego świadectwa kierowcy.

Do tego dochodzą potencjalne kary nakładane w innych państwach UE, zatrzymanie pojazdu, a w skrajnych przypadkach – ryzyko wszczęcia postępowania o cofnięcie uprawnień do wykonywania przewozów.

Dla firmy transportowej pilnowanie terminów ważności świadectw kierowcy jest tak samo istotne jak kontrola licencji wspólnotowej czy polis OC pojazdów – zaniedbania szybko zamieniają się w realne koszty.

Jak zorganizować kontrolę ważności świadectw w firmie?

Przewoźnik odpowiada za dopuszczenie do pracy wyłącznie kierowców z kompletem ważnych dokumentów: prawa jazdy, kodu 95 lub karty kwalifikacji, badań oraz świadectwa kierowcy. Warto więc wdrożyć prosty system nadzoru:

• prowadzenie elektronicznego rejestru świadectw z datami ważności,
• ustawienie przypomnień w kalendarzu na 60 i 30 dni przed końcem ważności,
• powiązanie dat świadectw z datami badań lekarskich i psychologicznych oraz kodu 95,
• wyznaczenie jednej osoby, która cyklicznie weryfikuje komplet dokumentów każdego kierowcy.

Takie proste procedury pozwalają uniknąć sytuacji, w której kontrola drogowa w 2026 roku ujawnia, że kierowca jedzie z dokumentem wygasłym kilka miesięcy wcześniej, a firma „nie zdążyła” złożyć wniosku o nowe świadectwo.